L’état des lieux n’est pas un document unique dont une seule partie serait dépositaire. En droit français, le bailleur et le locataire doivent chacun recevoir un exemplaire signé du même document, que ce soit à l’entrée ou à la sortie du logement. La question de savoir « qui garde l’original » repose donc sur une confusion fréquente entre original et exemplaire.
Exemplaire contre original : une distinction juridique qui change tout
Le vocabulaire courant oppose souvent « original » et « copie », laissant croire qu’un seul document fait foi. En matière d’état des lieux locatif, cette logique ne s’applique pas.
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Le décret du 30 mars 2016 impose que l’état des lieux soit établi en autant d’exemplaires que de parties. Chaque exemplaire, signé par le bailleur et le locataire, a la même valeur probante. Aucun des deux n’est une « copie » de l’autre.
Concrètement, lors de la remise des clés, le propriétaire (ou son mandataire) et le locataire signent le document, puis chacun repart avec son propre exemplaire. La remise est une obligation distincte de la signature : signer ne suffit pas si l’une des parties quitte les lieux sans son exemplaire en main.
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État des lieux non remis au locataire : conséquences sur le dépôt de garantie
Le scénario le plus courant de litige n’est pas la destruction d’un document, mais sa non-remise. Un bailleur ou une agence immobilière conserve parfois l’état des lieux signé sans en transmettre un exemplaire au locataire. Ce cas de figure fragilise considérablement la position du propriétaire en cas de contestation.
Sans son exemplaire, le locataire ne peut pas vérifier les retenues opérées sur le dépôt de garantie à la sortie du logement. En revanche, le propriétaire qui brandit un état des lieux de sortie jamais remis s’expose à ce que le document soit jugé inopposable par un juge.
L’absence de remise ne rend pas automatiquement l’état des lieux inexistant, mais elle affaiblit sa force probante. Un tribunal peut considérer que le locataire n’a pas été mis en mesure de contester les dégradations mentionnées, ce qui revient à priver le bailleur de son principal outil de preuve.
Le délai de rectification de dix jours
La loi Alur accorde au locataire un délai de dix jours après la réalisation de l’état des lieux pour demander des modifications. Ce droit suppose, par définition, que le locataire dispose de son exemplaire signé. Si le document ne lui a pas été transmis, le délai de rectification perd toute effectivité, ce qui peut être retenu contre le bailleur lors d’un contentieux.
État des lieux dématérialisé : qui détient le fichier signé ?
La multiplication des applications d’état des lieux numériques a déplacé le problème. Quand le document est rédigé sur tablette puis signé électroniquement, il n’existe plus de support papier physique. Le même fichier est censé être envoyé à chaque partie.
Pour qu’un état des lieux électronique ait la même force probante qu’un document papier, deux conditions doivent être réunies :
- L’identification des signataires doit être garantie (signature électronique conforme, pas un simple tracé au doigt sans vérification d’identité)
- L’intégrité du document doit être assurée, c’est-à-dire qu’aucune modification ne peut être apportée après signature sans que cela soit détectable
- Chaque partie doit recevoir le fichier signé, par courriel ou via un espace sécurisé, immédiatement après la signature
Le risque spécifique du format numérique tient à l’archivage. Si l’agence immobilière stocke le fichier sur son propre serveur et se contente d’envoyer un lien d’accès temporaire, le locataire peut perdre l’accès à son exemplaire quelques mois plus tard. Demander l’envoi du fichier PDF signé sur une adresse personnelle reste la précaution la plus fiable.
Colocation et état des lieux : chaque signataire reçoit un exemplaire
La colocation ajoute une couche de complexité. L’état des lieux doit être signé par le bailleur et par chacun des colocataires présents. Chaque colocataire est destinataire de son propre exemplaire.
En pratique, les agences remettent parfois un seul exemplaire « pour le logement », laissant aux colocataires le soin de se le partager. Ce raccourci pose problème quand l’un des colocataires quitte le logement avant les autres. Sans son propre exemplaire d’entrée, il ne peut pas comparer l’état du logement au moment de son départ et risque de se voir imputer des dégradations qu’il n’a pas causées.
Le rôle du commissaire de justice en cas de désaccord
Quand l’une des parties refuse de se présenter, de signer ou de réaliser l’état des lieux, l’autre peut faire appel à un commissaire de justice (anciennement huissier). Le document produit s’appelle alors un constat locatif.
Les frais de ce constat sont partagés par moitié entre bailleur et locataire. Le commissaire de justice remet un exemplaire à chaque partie et conserve la minute (l’acte original au sens juridique strict). C’est le seul cas où la notion d’original unique a un sens concret : la minute reste chez le commissaire de justice, et les exemplaires délivrés aux parties sont des copies exécutoires ou des copies certifiées.
- Le constat locatif est opposable même si l’une des parties est absente, à condition qu’elle ait été prévenue au moins sept jours avant la date fixée
- Les frais du commissaire de justice sont encadrés, mais ils s’ajoutent au coût de la location pour les deux parties
- Ce recours reste peu fréquent dans les baux d’habitation classiques, la plupart des états des lieux étant réalisés à l’amiable
L’enjeu n’est pas de savoir qui « garde l’original », mais de vérifier que chaque partie dispose effectivement de son exemplaire signé au moment de la remise des clés. Un locataire qui quitte les lieux sans son document prend un risque sur la restitution de son dépôt de garantie.
Un bailleur qui ne remet pas l’exemplaire au locataire fragilise sa capacité à justifier d’éventuelles retenues. Le réflexe le plus simple reste de ne jamais signer un état des lieux sans repartir, le jour même, avec son propre exemplaire en main.
